Ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) in Bezug auf Archivierung. Hintertüren wird es keine mehr geben.

Jedes Unternehmen ist betroffen, das Geschäftsverkehr digital durchführt. Es MUSS spätestens zum 31. Dezember 2016 gehandelt werden, wenn Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet werden, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen.

Der Gesetzgeber schließt am 31. Dezember 2016 die letzte Hintertür, die im Sinne einer Übergangsregelung noch offen war. Wie umfangreich die GoBD in die organisatorischen Prozresse eingreifen, haben viele Firmen noch nicht erkannt. Die Verordnungen der GoBD gelten ab dem 1. Januar 2017 uneingeschränkt. Für Unternehmen wird dies gravierende Folgen haben. Bei Verstoßen gegen die Bestimmungen der GoBD prognostizieren Wirtschaftsprüfer empfindliche Strafen durch den Gesetzgeber.

„Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen (...) unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.” Was das in Kombination mit den weiteren Verordnungsinhalten bedeutet, muss den Verantwortlichen in allen Unternehmen klar werden. Viele sind garnicht oder nur unzureichend vorbereitet und werden feststellen, das nun eine erhebliche Gefahr im Verzug ist. Es wird nun durch den Ablauf der Übergangsfrist keine Ausreden mehr für die Geschäftsführer geben.

Ein Archivsystem, das eine technische Unveränderbarkeit liefert, ist nötig, um den Ansprüchen des Gesetzgebers zu genügen. Die Daten in einem Dateisystem abzulegen reicht zum erfüllen der Anforderungen nicht.

Unsere Lösung: Securepoint E-Mail-Archivierung (UMA)
Eine gesetzeskonforme Archivierung erfolgt, nach GoBD, HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard, revisionssicher und automatisch. Eine sichere, nachweisbare Archivierung zum Schutz vor Manipulation von E-Mails und Dokumenten erfolgt durch die automatische Anbringung von qualifizierten Zeitstempeln. Zusätzlich sorgt die Securepoint UMA dafür, dass auf einfachste Weise Dokumente zum Nachweis wiedergefunden werden können. Setzen Sie auf „Security made in Germany” und bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Verschärfung der Gesetzeslage vor.

Wir beraten Sie bei weiterführenden Fragen gerne. Schreiben Sie uns eine Mail oder rufen Sie uns unter Tel.: 0511 / 288 25 90 an.

(ms, hannover)

(siehe auch Securepoint News:)

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